7 choses sur les échanges de messages professionnels qui dérangent tout le monde

Si tu échanges des messages fréquemment au travail, tu sais à quel point cela peut parfois être irritant. Mais l’irritation est principalement causée par des mots et des phrases parasites qui embrouillent et montrent un manque de respect envers la personne et son travail.

Les rédacteurs en chef Ludmila Sarycheva et Maxim Ilyakhov ont écrit le livre New Rules of Business Correspondence, dans lequel ils expliquent quelles expressions ne devraient pas être utilisées afin d’éviter des malentendus et des problèmes au travail.

Sympa a identifié 7 phrases toutes faites qui irritent la quasi totalité des gens.

Commencer par “Chers collègues”

Le mot “collègues” lui-même est normal, mais il peut être gênant à cause de son détachement : il y a une minute, vous parliez de votre vie dans la cuisine, et maintenant, tout à coup, vous êtes “collègues”. Et, bien souvent, l’appel “collègues” est utilisé lorsque la personne souhaite transférer et diminuer la responsabilité, au lieu de dire quelque chose directement.

Que faire à la place. Il est préférable de nommer personnellement chaque collaborateur et de leur confier une tâche spécifique. Il est évident qu’il est impensable d’appeler tout le monde par son prénom quand il y a 10 personnes dans la conversation alors dans ce cas il vaudrait mieux simplement écrire “Bonjour”, et continuer sur le thème, ainsi personne ne sera offensé.

La fausse courtoisie : “Comment vas-tu ?”

“Comment vas-tu ?”, “Comment se passent les vacances ?”, “Comment était ton weekend ?” : toutes ces questions sont posées quand la personne cherche à demander quelque chose, en se cachant derrière les bonnes manières. Rien n’irrite autant que la fausse courtoisie, lorsqu’une personne est “intéressée” par toi et ce que tu fais, mais qu’en réalité, elle ne veut que te faire faire du travail supplémentaire et essayer de glisser ça comme une lettre à la poste. Cela détériore les relations interpersonnelles.

Que faire à la place. Dis les choses franchement et va droit au but. Et si tu veux demander une faveur au mauvais moment, présente des excuses et donne à la personne la possibilité de refuser. C’est paradoxal, mais lorsque nous donnons à la personne la possibilité de refuser de nous aider, elle répond habituellement à notre demande avec plus d’enthousiasme.

Remerciements à l’avance : “Merci beaucoup d’avance”

“Je te remercie d’avance” s’écrit quand on veut être poli en demandant quelque chose. Mais c’est en fait une manipulation. C’est une façon de nous faire faire quelque chose contre notre volonté : “Je t’ai déjà remercié, alors fais-le.” Tu n’as pas encore accepté d’aider, mais ils t’ont déjà remercié, ce qui est très irritant. Les relations se détériorent avec ce type de “demandes”.

Que faire à la place. Tout le monde a le droit de dire non, et si la personne n’accorde pas ce droit, c’est de la manipulation. Et si tu veux remercier pour quelque chose, le mieux est de demander de quelle façon tu peux le faire.

Envoyer des informations importantes par message vocal

Tu as probablement un ami qui t’envoie constamment des messages vocaux au mauvais moment. Mais tu peux lui pardonner parce qu’il est fort probable qu’ils ne comportent rien d’importance vitale. Mais quand tu reçois des messages vocaux liés au travail, et en plus du mot “important” ou “urgent”, et que tu dois sortir les écouteurs ou aller quelque part pour écouter, c’est vraiment pénible !

Que faire à la place. Si quelque chose est d’une importance vitale et que tu manques de temps pour l’écrire, il vaut mieux passer un coup de fil.

Quand on te demande si ça avance bien

“Ça avance bien ?”, “Quand est-ce que ça sera prêt ?”, “Alors, comment ça va ?”, “Je t’ai écrit, je t’écris à nouveau”... personne n’aime être pressé. Même si la date butoire approche, même si la personne sait que c’est de sa faute. Cela ne sert à rien de stresser la personne et donc de compromettre la relation professionnelle.

Que faire à la place. Si tu es inquiet et que tu veux savoir où en sont les choses, il est préférable d’expliquer ce que tu ressens et d’offrir ton aide.

Qualifier la personne : “C’est un idiot !”

Il n’y a rien de mal au niveau de cette qualification elle-même, mais elle doit être dirigée vers le travail et non vers la personne. “Il a mal imprimé le document, il ne peut rien faire de bien” ne fera qu’offenser la personne.

Que faire à la place. “Il ne connaît pas les bases de l’impression et ne sait pas comment utiliser une imprimante”, ce genre de critique peut aussi offenser une personne, mais mettra plus l’attention sur le problème. Quant à toi, de ton côté, tu peux offrir ton aide pour éviter des problèmes à l’avenir.

Et autre chose

Il existe de nombreuses expressions et formes de manipulation exaspérantes, mais tout ne peut pas être réglé en éliminant simplement les mauvaises paroles. Le véritable respect envers une personne ne se reflète pas dans les mots, mais dans les actes. Et la meilleure façon de le démontrer est d’être honnête, d’offrir son aide et de faire en sorte de toujours faciliter la prise de décision et le travail pour l’autre.

C’est la base pour éviter les différends et bien s’entendre avec les gens.

Comment sont tes relations au travail ? As-tu déjà eu des désaccords ou des confrontations désagréables avec des collègues ? Pour quelle raison ? Raconte-nous ton expérience dans la section des commentaires ci-dessous.