9 Secrets de correspondance professionnelle qui te donneront un avantage sur tes concurrents

Des études américaines ont montré que les gens passent plus de trois heures par jour à consulter leurs mails de travail et deux heures supplémentaires à lire leurs messages privés. Compte tenu d’un tel nombre de messages que nous recevons chaque jour, il devient évident à quel point il est important non seulement de maintenir un ton amical dans la correspondance professionnelle, mais encore de la rendre aussi utile que possible pour ne pas trop déranger notre interlocuteur.

Chez Sympa, nous avons trouvé des conseils qui vont t’aider à rédiger des messages quotidiens à tes collègues aussi bien que des lettres officielles à des employeurs potentiels ou des clients.

Lorsque tu communiques avec ton chef, fournis des arguments à la fin de la conversation

Si ton ou ta chef te pose une question, tout d’abord, commence par lui donner une réponse directe et seulement après, donne tes arguments. Il existe plusieurs raisons pour réagir de cette façon.

• Les dirigeants sont souvent trop occupés pour écouter des réfléxions, ils préfèrent plutôt avoir une solution toute faite. Une longue discussion pourrait donc les ennuyer.
• Il est possible que le patron ait déjà une solution en tête et qu’il n’ait donc pas besoin d’entrer dans les détails.
• Lorsque tu réponds directement, il devient clair que tu es sûr de ta solution et tu as l’air plus confiant.

En rédigeant une lettre longue, utilise le principe de la pyramide

Peu importe ce que tu souhaites envoyer — une lettre de motivation, des instructions à un membre de l’équipe ou des caractéristiques techniques de la nouvelle climatisation du bureau — essaie de respecter le principe de la pyramide présenté dans le livre de Barbara Minto.

• Le titre contient les informations principales.
• Chaque nouveau paragraphe doit porter sur une idée à part.
• Les mots les plus importants sont les premiers mots de chaque phrase, tandis que les pensées les plus importantes doivent être dans les premières phrases de chaque paragraphe. C’est ce que les gens liront s’ils veulent avoir un aperçu de ton mail.
• Les autres phrases du paragraphe doivent donner des précisions ou des explications de l’idée présentée au début mais non porter sur un nouveau problème.

Apprécie le temps des autres

Si tu as besoin de temps pour réfléchir, il est préférable d’en parler à ton interlocuteur. Précise les faits qui te font hésiter et indique le délai. Cependant, sache que même s’il s’agit d’une lettre électronique, il est conseillé d’y répondre dans les 24 heures, au moins pour dire que tu pourras fournir les informations demandées quelques jours plus tard.

Configure la réponse automatique

Bien évidemment, il faut informer tes collègues du fait que tu pars en vacances ou que tu prends quelques jours de congé. Cependant, pour être sûr que personne ne te dérange pendant que tu es en repos, il est préférable de configurer une réponse automatique dans ta boîte mail.

Dans cette réponse, il faut préciser quand tu seras de retour et proposer un moyen de régler tout problème urgent : contacter un collègue ou s’adresser au service d’assistance. Essaie de faire en sorte que ton message soit amical. Pour ce faire, tu peux ajouter une jolie image, cela augmentera les chances que la personne revienne vers toi : selon les statistiques, sur le site Facebook, 87 % des messages des marques auxquelles les gens ont répondu contenaient des images.

Évite les phrases ambiguës et l’émotivité excessive

Dans le premier exemple, le mot " enfin " écrit en majuscules crée l’impression que la personne a un besoin urgent de papier toilette et exige qu’on le lui fournisse tout de suite. Dans la correspondance, il est conseillé d’éviter l’émotivité excessive, l’humour et toute ambiguïté.

• Pense à ne pas écrire en majuscules et à ne pas utiliser de points d’exclamation car sinon, ton correspondant pourrait croire que tu lui mets de la pression.
• Évite les phrases ambiguës et les allusions : elles risquent de créer des malentendus.
• Essaie de ne pas écrire quelque chose que tu ne serais pas prêt à répéter à ton chef. Par exemple, la phrase " C’est quoi cette organisation ?! " qui a l’air inoffensive, peut non seulement vexer les collègues mais en plus énerver le patron.

N’ennuie pas ton correspondant en relançant ton message

Te souviens-tu du conseil aux amoureux selon lequel il ne faudrait pas contacter la personne qui te plaît pendant trois jours après votre rendez-vous ? Il marche bien quand il s’agît de la correspondance officielle. Si tu veux relancer un professionnel (que ce soit ton employeur potentiel ou ton client), il est recommandé d’attendre deux à trois jours après le dernier message. S’il est important pour toi de savoir si le destinataire a bien reçu ta lettre, il vaut mieux lui demander d’accuser sa réception dès le début, sans envoyer de rappel supplémentaire.

Inverse l’ordre des actions en rédigeant un mail

Ajoute les adresses des destinataires en dernier : ainsi, tu pourras éviter une situation aussi embarrassante que l’envoi accidentel d’un message inachevé. Mieux encore, rédige ton mail dans l’ordre inverse : ajoute d’abord toutes les pièces jointes nécessaires, puis rédige la lettre elle-même, indique l’objet, vérifie que les liens fonctionnent et qu’il n’y a pas d’erreurs. Et seulement après cela, entre les contacts des destinataires.

N’abuse pas des remerciements

Essaie de ne pas déranger la personne avec des “merci” inutiles. L’exception est un message d’accusé de réception d’une lettre importante (“Merci, j’ai bien reçu le contrat”) ou des mots vraiment sincères en réponse à une aide ou un service. S’il n’y a pas de besoin urgent de remercier ton correspondant tout de suite, tu peux simplement écrire “merci” et quelques phrases chaleureuses dans ta lettre suivante.

Évite les phrases et les réponses banales

Essaie de ne pas poser de questions générales du genre “Comment avez-vous passé vos vacances ?” surtout si cela ne t’intéresse pas vraiment et que tu le dis par politesse. Cependant, si une telle question est posée par ton patron ou par un client important, pense à éviter des réponses banales. Par exemple, tu peux dire à ton chef “Très bien, merci Jacques ! Et en ce moment je travaille sur un projet fantastique et je suis plutôt content des résultats”. Une telle réponse attirera l’attention de ton employeur à ta personne ou au moins lui montrera qu’il a fait un bon choix en t’embauchant.

Soyons créatifs : en commentaires, écris une réponse originale à la question banale “Comment ça va ?” Nous serons ravis de lire des messages humoristiques aussi bien que sérieux.