Plus de rendement, moins de stress : De puissants conseils en matière de productivité

Savais-tu que les gens gaspillent environ 17 heures sur une semaine de travail de 45 heures ? Cela représente deux jours de travail entiers gaspillés, une semaine entière par mois ou trois mois par an. Imagine si nous pouvions récupérer ce temps ! Nous devons donc apprendre à cesser de le faire. Voici Leah — elle a 28 ans, et aujourd’hui nous allons l’aider à être plus productive.

La première chose que Leah devrait faire est d’écouter son corps, d’essayer de collaborer avec lui et d’en tirer profit. Tu sais sans doute que certaines personnes sont des lève-tôt et d’autres des couche-tard. Léa doit donc déterminer de quel côté elle se trouve. Est-elle plus active le matin ou le soir ? Maintenant qu’elle l’a déterminé, elle doit planifier correctement son horaire de sommeil, en tenant compte de ses besoins, mais aussi de ses engagements, comme les heures de bureau. Leah jouit d’une grande liberté à cet égard : elle vit seule et travaille à distance. Mais elle a une réunion tous les jours à 11 heures et elle garde sa nièce pendant une heure après l’école. Elle doit donc être réveillée à ces heures-là. Heureusement, elle est une lève-tôt.

La constance est très importante pour l’horaire de sommeil, donc, une fois qu’elle a compris cela, elle doit s’y tenir. Après des semaines d’essais, Leah a réalisé qu’elle avait besoin de 7,5 heures de sommeil. Elle se couche donc à 22 h 15, met environ 15 minutes à s’endormir et se réveille à 6 h. La prochaine chose dont Leah a besoin est une routine matinale cohérente et énergisante. Ainsi, elle ne perdra pas de temps et d’énergie à se demander si elle doit se doucher, si elle doit se brosser les dents avant ou après le repas, ou si elle veut manger des sandwichs ou des œufs au petit-déjeuner. Il est bon d’ajouter des activités qui donnent de l’énergie, comme une séance d’entraînement ou une petite promenade. Il est également conseillé d’éviter de consulter son smartphone pendant la première heure de la journée.

La matinée est terminée, mais il y a toute une journée de travail à venir. Leah doit connaître quelques règles. Tout d’abord, les listes de choses à faire sont importantes. Le problème, c’est que nos listes de choses à faire sont interminables. Bonne nouvelle : nous ne sommes pas obligés de faire tout ce qui figure sur cette liste. Avez-vous déjà entendu parler de la règle des 80/20 ? Elle stipule que 20 % de nos tâches nous permettent d’obtenir 80 % du résultat. Les 80 % restants ne nous donnent que 20 % supplémentaires du résultat. Conclusion ? 80 % de nos tâches sont presque inutiles. Ce que Leah doit faire, c’est examiner sa liste de tâches, identifier 20 % des tâches les plus importantes et s’y atteler immédiatement.

Mais par quoi doit-elle commencer ? Elle devrait manger une grenouille vivante. Non, pas ce genre de grenouille. La “grenouille” est la tâche la plus importante et probablement la plus difficile de la liste des choses à faire. C’est la tâche qui aura l’impact le plus positif sur sa carrière, et c’est probablement celle pour laquelle elle a le plus tendance à procrastiner. Elle devrait donc identifier la grenouille et la manger — accomplir cette tâche immédiatement. C’est en accomplissant les tâches les plus difficiles que l’on éprouve le plus de satisfaction. Mais les grenouilles sont des grenouilles parce qu’elles sont les plus difficiles et celles que nous remettons généralement à plus tard. Je suis prêt à parier qu’au moins 15 des 17 heures que nous perdons, nous remettons à plus tard la tâche la plus importante. La raison pour laquelle nous remettons à plus tard est que celle-ci nous semble trop grande, trop longue et trop effrayante. Voici donc comment Leah devrait aborder toute tâche difficile : la diviser en tâches plus petites, puis les réaliser une par une. Idéalement, chacune de ces tâches ne devrait pas prendre plus de 20 minutes. La tâche la plus importante de Léa pour la journée est de terminer son projet de travail, c’est donc cette tâche qu’elle doit diviser en plusieurs parties.

Mais avant que Leah ne commence, nous devons vérifier les autres tâches et essayer de les répartir efficacement sur la journée. Leah doit repérer les moments où elle est la plus productive et où son cerveau fonctionne le mieux. Elle doit aussi repérer le contraire, c’est-à-dire les moments où elle est épuisée ou les moments où elle est normalement distraite par d’autres engagements dans sa vie. Voici une liste de toutes les tâches typiques qu’elle accomplit chaque jour. Il ne lui reste plus qu’à les affecter à des créneaux horaires précis. La tâche la plus importante de Leah chaque jour est de travailler sur son projet. Elle doit donc éviter de le faire à 13 heures, lorsque sa nièce vient passer une heure chez elle après l’école. Leah peut être facilement distraite, il est donc préférable qu’elle planifie la consultation de ses courriels pendant ce créneau horaire.

La meilleure idée est de programmer la tâche la plus importante pendant ses heures les plus productives. Celles de Leah se situent entre 7 heures et 10 heures, elle doit donc s’y atteler dès le matin et effectuer les tâches les plus difficiles pendant cette période. Le cerveau de Leah cesse de fonctionner aussi efficacement vers 16 heures, c’est donc le bon moment pour effectuer des tâches notoires telles que le changement des variables et la combinaison des tableaux. L’élaboration d’une journée de ce type lui donnera une structure productive qu’elle pourra utiliser.

Il est temps de commencer à travailler. Voici quelques conseils pour Leah sur la manière de le faire efficacement. Tout d’abord, regroupe les tâches similaires, afin de pouvoir les effectuer l’une après l’autre tout en restant dans le bon état d’esprit. Deuxièmement, élimine tout ce qui peut te distraire. Mets ton téléphone en mode “ne pas déranger”, utilise des bloqueurs de sites web et ne consulte pas tes courriels. En fait, fixe deux créneaux horaires chaque jour pour consulter les courriels et ne le fais jamais quand ce n’est pas le moment. Si quelque chose te vient à l’esprit, comme une idée ou une autre chose que tu as réalisé que tu dois faire, ne te précipite pas. Note-la simplement et reviens à la tâche principale. Garde toujours un carnet pour noter tes pensées et tes idées, car elles ne reviennent pas toujours. Laisse tomber le perfectionnisme. Il est inutile et ne fait qu’ajouter du stress et de la pression.

La deuxième vérité est qu’il est impossible d’être productif sans faire de pauses. Nous ne sommes pas des robots capables de s’asseoir et de travailler pendant 9 heures d’affilée sans faire de pause. C’est en fait une autre raison pour laquelle on procrastine. Il existe de nombreuses stratégies et tu dois trouver celle qui te convient le mieux. Certaines personnes se concentrent pendant 25 minutes et font une pause de 5 minutes après. D’autres font 50-10. D’autres encore travaillent pendant 90 minutes avec une pause de 15 minutes. Essaye chacune de ces méthodes et vois ce qui te convient le mieux. Mais ne dépasse pas 90 minutes d’affilée sans pause. Tu commenceras à perdre ta concentration et il te sera difficile de te rattraper. Au lieu d’une pause de 15 minutes, tu auras besoin d’une heure, voire tu procrastineras pour le reste de la journée. Ce n’est pas ce que nous voulons.

Essaie cependant de faire des pauses efficaces. Ces pauses doivent te donner de l’énergie au lieu de t’en priver. Faire défiler les médias sociaux n’est pas un bon type de pause, car cela disperse ton attention. La meilleure pause est probablement de sortir faire une petite promenade, mais tu peux aussi te préparer une tasse de thé ou discuter avec un collègue. Voici une liste d’activités de pause agréables. Si tu décides de faire une sieste rapide, prévois 25 minutes — 5 pour t’endormir et 20 pour la sieste proprement dite. Ne fais pas de sieste plus longue, car tu entreras dans une phase de sommeil qui te rendra étourdie au réveil. Mais ne t’inquiéte pas non plus de ne pas pouvoir t’endormir au bout de 5 minutes. Tant que tu restes les yeux fermés pendant ces 25 minutes, ton cerveau bénéficie du repos dont il a besoin.

[1) Sortir
2) Faire un peu d’étirement/entraînement
3) S’allonger et fermer les yeux
4) Préparer une boisson
5) Manger un en-cas sain
6) Prendre un appel
7) Faire un exercice de respiration/méditation
8) Ranger sa chambre
9) Lire un livre
10) Gribouiller

Voilà, la journée de travail est terminée. N’oublie pas que la routine du soir est importante pour se détacher du travail et commencer à se reposer. Prends ton dîner, suivi d’une douche, et lis. Et n’oublie pas de planifier ta journée du lendemain. Ainsi, tu pourras commencer ta journée immédiatement, sans perdre de temps à réfléchir. Bonne chance !